Automatyzacja to nie tylko zadanie dla działów IT. Zlecanie niektórych zadań aplikacjom to element zarządzania strategicznego. Dużą część procesów można wykonać tylko na poziomie zarządczym lub z minimalnym wsparciem specjalistów technicznych – stwierdzono w raporcie “Executive Brief - Business Automation”, przygotowanym przez 7N, międzynarodową firmę IT. O ile minione dekady upłynęły w firmach pod znakiem cyfryzacji czy też wdrażania unijnych standardów, takich jak RODO, tak w latach dwudziestych XXI wieku głównym trendem będzie automatyzacja. Według firmy doradczej Gartner dzięki automatyzacji pracy i przemodelowaniu procesów produkcyjnych organizacje w ciągu kilku lat mogą zmniejszyć swoje koszty operacyjne o 30%.

Dzięki automatyzacji firma może ograniczać powtarzalne zadania, obniżyć koszty operacyjne i przede wszystkim zmniejszyć liczbę popełnianych błędów. Eksperci są zgodni, że pierwszy krok należy do menedżerów. To oni muszą szczegółowo ustalić, w jaki sposób pracują ich zespoły. Kierownik, który rozlicza pracowników wyłącznie z efektów, może nie zdawać sobie sprawy, że znaczna część pracy nad projektem upływa na zebraniu od kolegów niezbędnych informacji, które mogłyby być domyślnie umieszczone w chmurze i od razu dostępne dla wszystkich.

Klucz do właściwej automatyzacji

– Wstępem do właściwej automatyzacji powinna być analiza procesu i aktywności pracowników po to, by np. określić ile godzin w tygodniu pochłaniają konkretne zadania. Krytyczne jest, aby pracownicy rozumieli, że automatyzacja to szansa na usprawnienie ich pracy, a nie zagrożenie. Celem ma być ustalenie, które czynności pochłaniają dużo czasu i gdzie istnieje pole do usprawnień – wyjaśnia Paweł Górecki, ekspert 7N. – Pracownicy, którzy muszą poświęcać swój czas głównie na rutynowe czynności, przykładają do ich wykonywania coraz mniejszą uwagę, a w konsekwencji popełniają coraz więcej błędów i tracą zapał. Paradoksalnie wsparcie robotów przywraca pracy jej ludzki wymiar.

Eksperci 7N w swoim raporcie zalecają proces automatyzacji rozpocząć od odpowiedzi na następujące pytania: Kto ma być zaangażowany w proces automatyzacji? Kogo dotyczy proces automatyzacji? Co się stanie, jeśli proces nie będzie działał tak jak powinien? Jakie są oczekiwane wyniki? Jakie są wymogi bezpieczeństwa? Istotne jest również wzięcie pod uwagę wpływu nowego rozwiązania na całą organizację oraz uświadomienie sobie potencjalnych ryzyk związanych z jego zastosowaniem. Odpowiedzi na te kluczowe pytania ułatwią podjęcie decyzji, czy nową, zautomatyzowaną procedurę dana jednostka w firmie jest w stanie wdrożyć samodzielnie, czy potrzebuje do tego wsparcia zewnętrznego działu IT. Tak wskazuje raport 7N.

Krok po kroku

Nie każda automatyzacja w biznesie musi wymagać zaangażowania zespołu programistów. Na samym początku drabiny są rozwiązania no-code, które nie wymagają żadnego programowania. Pozwalają przedstawicielom biznesu w łatwy sposób „wyklikać” pewne reguły automatyzujące ich pracę. Podobnie jest w przypadku kolejnego szczebla: low-code. Tutaj co prawda pojawiają się elementy programowania, jednak ich powstawanie jest z reguły dużo szybsze niż realizowanie od zera specjalnych aplikacji. Nadal wykorzystywane są gotowe komponenty, które przy użyciu elementów kodu są dostosowywane do indywidualnych potrzeb. Pozwala to na automatyzację wielu procesów przy niskim progu wejścia, jeśli chodzi o kompetencje. Jeżeli zależy nam jednak na dużej elastyczności lub spełnieniu szczególnych wymagań w zakresie bezpieczeństwa danych czy wydajności, wskazane jest opracowanie w pełni autorskich rozwiązań w oparciu o zespół programistów.

– Spektrum zagadnień związanych z automatyzacją biznesu jest tak szerokie, a liczba obszarów, gdzie można dokonać usprawnień tak duża, że większość firm będzie za chwilę zatrudniać własnego architekta automatyzacji. Do 2025 r. będą pracować w 90% organizacji. Zakresu kompetencji takiego specjalisty nie da się po prostu dopisać do zadań zespołu IT. To musi być osoba na pograniczu IT, szczególnie blisko współpracująca z działami biznesowymi, która posiada holistyczną znajomość procesów w firmie i ma na tyle duże pojęcie o programowaniu, by zastosować adekwatny model automatyzacji. Nadchodzą dobre czasy dla ekspertów łączących wiedzę z zakresu IT i biznesu – ocenia Paweł Górecki.

Źródło: 7N