System ERP integruje rozproszone dane i procesy w jedną spójną platformę, eliminując problemy z przepływem informacji między działami. W firmie produkcyjnej oznacza to synchronizację między planowaniem produkcji, zaopatrzeniem, magazynem, finansami i sprzedażą. Jedna wspólna baza danych sprawia, że każdy użytkownik widzi aktualne informacje w czasie rzeczywistym, niezależnie od modułu, z którego korzysta.

Dlatego też tak istotny jest wybór odpowiedniego systemu ERP. Błędna decyzja może kosztować setki tysięcy złotych i czas stracony na nieefektywne procesy. Z kolei właściwie dobrany i wdrożony system będzie fundamentem rozwoju, zwiększając wydajność, redukując koszty i dostarczając danych wspierających strategiczne decyzje.

Wybór systemu ERP to nie decyzja operacyjna, ale strategiczna inwestycja na 7–15 lat. To forma długoletniej współpracy między dostawcą a firmą. Dlatego tak ważne jest myślenie perspektywiczne: czy dostawca rozwija produkt w kierunku zgodnym z wizją firmy? Czy technologia będzie aktualna za dekadę?

Określenie celów i identyfikacja potrzeb biznesowych

Przed rozpoczęciem poszukiwań należy przeprowadzić dogłębną analizę wewnętrzną. Jasne określenie celów jest podstawą późniejszych decyzji – konieczne jest zadanie pytania: jakie konkretne efekty firma chce osiągnąć dzięki nowemu systemowi?

Pierwszym krokiem w procesie wyboru systemu ERP powinno być powołanie wielofunkcyjnego zespołu reprezentującego najważniejsze obszary przedsiębiorstwa – produkcję, finanse, magazyn, zakupy, IT, sprzedaż. Zaangażowanie przedstawicieli różnych działów zapewni, że żadne krytyczne wymagania nie zostaną pominięte.

Zespół ten powinien zidentyfikować wąskie gardła przedsiębiorstwa. Może wskazać istniejące problemy operacyjne, które wymagają rozwiązania (np. brak widoczności zapasów, nieefektywne planowanie produkcji, trudności w kalkulacji kosztów czy ręczne procesy generujące błędy). Istotne jest upewnienie się, że nowy system ma funkcjonalności skutecznie rozwiązujące zidentyfikowane problemy.

Jednocześnie ważne jest odnalezienie przewag konkurencyjnych i sprawdzenie, czy wybrany system może je utrzymać lub zwiększyć. Jeśli przedsiębiorstwo słynie np. z krótkiego czasu realizacji niestandardowych zamówień, system ERP powinien wspierać tę elastyczność.

Warto też na tym etapie ustalić konkretne cele, jakie stawiamy przed wdrażanym systemem ERP. Może to być np. redukcja czasu cyklu produkcyjnego o 20%, obniżenie zapasów o 15%, skrócenie zamknięcia miesiąca z 10 do 3 dni.

Główne funkcjonalności systemu ERP dla produkcji

Większość systemów oferuje podstawowe moduły, ale ich możliwości mogą się dramatycznie różnić. Dla przedsiębiorstwa produkcyjnego istotne są np. te funkcjonalności, które będą wspierać specyfikę procesów produkcyjnych. Dlatego też koniecznie trzeba się upewnić, że system ma daną branżę w grupie docelowej. System dedykowany oferuje bowiem gotowe funkcjonalności bez konieczności rozbudowanych dostosowań – będzie to rozwiązanie opłacalne czasowo, łatwe do aktualizacji i wsparcia.

Wśród dostępnych funkcji systemu niezwykle przydatne będzie np. obliczanie potrzeb materiałowych na podstawie planu produkcji, aktualnych zapasów i zamówień. Zaawansowane systemy wykorzystują algorytmy optymalizacyjne do sekwencjonowania zleceń. Łączą warstwę planowania z halą produkcyjną, zapewniając bieżącą widoczność wszystkich zleceń.

Wielopoziomowe BOM (Bill of Materials) z obsługą wersji i wariantów to podstawa dla firm produkujących złożone wyroby. System musi wspierać konfiguratory produktów i zarządzanie zmianami konstrukcyjnymi. Integracja z CAD/PLM eliminuje ręczne przepisywanie danych technicznych. W wielu branżach podstawą będą moduły kontroli jakości z pełną identyfikowalnością od surowca do gotowego produktu.

System musi oferować API i gotowe konektory do innych platform – CRM, e-commerce, WMS, IoT. Mobilny dostęp zwiększa natomiast elastyczność i szybkość reakcji. Automatyzacja workflow redukuje czas na ręczne czynności podatne na błędy.

Ocena dostawców i ich kompetencji wdrożeniowych

Zespół wdrożeniowy dostawcy jest równie ważny jak sam system ERP. Najlepszy produkt źle wdrożony nie przyniesie bowiem oczekiwanych korzyści. Dlatego dostawca powinien dysponować konsultantami z doświadczeniem w podobnych projektach. Warto poprosić o spotkanie z faktycznymi konsultantami, którzy będą pracować przy projekcie. Ocena ich podejścia – czy słuchają i zadają przemyślane pytania – będzie miała bardzo duże znaczenie.

Konieczna może być również weryfikacja referencji z innych projektów. Prośba o kontakt do kilku klientów o podobnej wielkości i profilu pozwala zapytać o przebieg wdrożenia, jakość wsparcia i osiągnięcie zakładanych celów.

MOŻE ZAINTERESUJE CIĘ TAKŻE

Raporty

Raport: Automatyka przemysłowa szybki wzrost mimo wyzwań rynkowych

Automatyzacja i robotyzacja produkcji są dziś niezbędne, żeby przedsiębiorstwo produkcyjne mogło w ogóle myśleć o skutecznym konkurowaniu na rynku. Dlatego też firmy coraz chętniej sięgają po różnego rodzaju rozwiązania z obszaru automatyki przemysłowej. 

Silniki elektryczne

Czy czekają nas rewolucyjne zmiany w silnikach elektrycznych?

Unia Europejska od lat konsekwentnie promuje efektywność energetyczną i zrównoważony rozwój w sektorze przemysłowym, a jednym z ważniejszych obszarów tego działania są silniki elektryczne i napędy o zmiennej prędkości obrotowej.

Wiarygodność dostawcy jest niezbędna dla komfortu użytkowania w perspektywie 5–10 lat. Wybór firmy obecnej na rynku co najmniej kilka lat, z rosnącą bazą klientów i stabilną sytuacją finansową, zapewnia bezpieczeństwo. Roadmapa rozwoju powinna być transparentna – istotne jest, czy dostawca inwestuje w nowoczesne technologie i regularnie wydaje aktualizacje.

Model wdrożenia: chmura czy on-premise?

Preferowany model korzystania z systemu wpływa na koszty początkowe, operacyjne i elastyczność rozwiązania. System ERP w chmurze to niższe koszty początkowe (bez inwestycji w serwery i infrastrukturę), model subskrypcyjny z opłatą miesięczną i automatyczne aktualizacje zarządzane przez dostawcę. Jest to rozwiązanie elastyczne – łatwe jest dodawanie użytkowników lub modułów. Zdalną pracę ułatwia dostępność z dowolnego miejsca.

System on-premise zapewnia pełną kontrolę nad infrastrukturą i danymi. Wiąże się z jednorazowym kosztem licencji i rocznymi kosztami utrzymania. Po kilku latach opcja ta staje się tańsza niż subskrypcja. Nieograniczone są również możliwości customizacji.

Budżet i całkowity koszt posiadania

Żeby wiedzieć, ile realnie kosztuje wdrożenie systemu ERP, należy uwzględnić całkowity koszt posiadania (TCO), a nie tylko cenę licencji. Warto zdawać sobie sprawę, że koszty początkowe obejmują licencje oprogramowania, infrastrukturę sprzętową, samo wdrożenie systemu obejmujące również analizę przedwdrożeniową, konfigurację, migrację danych, testy i szkolenia.

Do tego trzeba doliczyć koszty operacyjne. To m.in. roczne utrzymanie systemu lub subskrypcja SaaS, administracja wewnętrzna, a także integracje z nowymi systemami. Mogą pojawić się również koszty ukryte: spadek produktywności podczas wdrożenia czy skomplikowane aktualizacje systemu.

Trzeba mieć świadomość, że najtańszy system nie zawsze jest najlepszym wyborem. TCO należy zawsze porównywać z oczekiwanymi korzyściami biznesowymi. Może się okazać, że finalne korzyści będą dużo większe jednak przy nieco dłuższym okresie zwrotu, który dla typowych wdrożeń wynosi 2–4 lata.

Podsumowanie – checklista wyboru systemu ERP

Wybór systemu ERP wymaga metodycznego podejścia i zaangażowania wielu osób w przedsiębiorstwie. Każda firma ma unikalne potrzeby, więc kluczem jest dostosowanie kryteriów selekcji do własnej specyfiki.

Przed ostateczną decyzją należy się upewnić, że system pokrywa minimum 80% wymagań funkcjonalnych bez potrzeby głębokich customizacji, dostawca przedstawił referencje od co najmniej 3 firm z danej branży, zespół wdrożeniowy ma udokumentowane doświadczenie, roadmapa rozwoju jest zgodna ze strategią firmy, TCO mieści się w budżecie z akceptowalnym okresem zwrotu, model wdrożenia odpowiada możliwościom technicznym, testy użytkowników były pozytywne, a dział IT potwierdził zgodność z wymaganiami technicznymi.

Największym błędem podczas wyboru systemu ERP jest poleganie na pojedynczym kryterium (najtańszy, najpopularniejszy) bez dogłębnej analizy dopasowania. Inwestycja czasu w staranną selekcję zwróci się wielokrotnie – dobrze dobrany system może napędzać wzrost przez następną dekadę, podczas gdy zły wybór może kosztować miliony i lata stracone na nieefektywne procesy.

Warto również pamiętać, że wybór dotyczy nie tylko oprogramowania, ale partnera biznesowego na wiele lat. Relacja z dostawcą, jakość wsparcia i zdolność do rozumienia potrzeb są równie ważne jak sama funkcjonalność systemu. Traktowanie procesu selekcji poważnie, angażowanie odpowiednich ludzi, gruntowne testowanie i myślenie długoterminowe – to podstawa przyszłego sukcesu firmy produkcyjnej.